今春、新社会人がデビューして間もなく１ヵ月を迎えます。
そろそろ新しい環境に慣れてぎたところでしょうか。
今回は、新社会人になったら覚えておきたい、
先輩も見直したい基本的なビジネスマナーについて、ご紹介します。
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振舞によって関係がプラスに
どんな仕事でも礼儀や作法を心得ておくことは、自分自身や会社の印象を良いものにし、
その後の関係にもプラスに働きます。
それは、対外関係にとどまらず、会社内の人間関係においても同様です。
その上で最も大切にしたいのは、「その場にふさわしい振る舞いをする」こと。
例えば応接室や会議室では、基本的にドアから遠い席が上座になります。
ところが、窓からの景観が見事だったり、立派な絵画が飾られていたら、
それらがよく見える席が上座になるのです。
このように、マナーとしての「型」はあっても型通りにやるのではなく、
その根底には、相手が一番望んでいることに気を配ったり、相手を敬う行動が、
本当のマナーなのです。
第一印象が勝負
人は見た目から多くの情報を得ます。
特に仕事では、見た目を整えることで、「自分が信頼に足りる存在である」
とのアピールになります。
会社の先輩や取引先に好印象を与えることが、わが身を助けてくれます。
だからこそ、第一印象を良くすることを心掛けてください。
「第二印象」という言葉を聞かないように、一度定着したイメージは
簡単には払拭できませんし、挽回するチャンスも、なかなか無いものです。
第一印象を植え付ける場面は一度しかありません。
初対面が勝負です。
そこで、最優先すべきは清潔感です。
それだけで誠実な印象を与えます。
男性なら、髪やひげ、爪のように「伸びるもの」
の定期的な手入れは必須です。
プラスαの心掛けを
入社早々にできる一番の仕事は元気な「あいさつ」です。
その一言によって、場の雰囲気を変え、相手を新鮮な気持ちにさせることができます。
また、最初のうちは、こまごまとした用事を頼まれることが多いと思います。
その際に「プラスαをして返す」ことを心掛けましょう。
具体的には、コピーを頼まれた場合、
社内用でしたら
「裏紙を使った方がよいでしょうか」、
社外用であれば
「クリアファイルに入れましょうか」
といったように、
自分が頼まれた仕事に何か一つ
プラスして返す心遣いによって、
周囲の評価が変わります。
メールのやりとり
メールもビジネスシーンで欠かせないツールです。
メールを送る相手の中には、メールの処理が膨大な人もいます。
そのため、的確に用件を伝えることが大切になります。
まずは件名をおろそかにしないようにしましょう。
漠然と「ご相談」といったタイトルだったり、
「確認をお願いします」といった件名だと、
たくさんのメールの中に埋もれてしまったり、
見逃されてしまう恐れがあります。
〝あの件のことね”と先方が分かるような
タイトルを付けましょう。
例えば、ただ「お打ち合わせの件」ではなく
「○○社新商品お打ち合わせの件」とすれば、
一目で何のことかが分かります。
また、「【至急】内容のご確認」といったタイトルの場合。
「至急」という言い回しは命令になります。
仕事相手には使わないようにしましょう。
どうしても急ぎの用件なら、本文にその旨をはっきりと書いて伝えましょう。
メールの本文もポイントがあります。
まず、伝えたい内容を簡潔にすることです。
そのためにも、本題を端的に記載します。
箇条書きにするのも分かりやすくする秘訣で、
それだけで相手には整理されて見え、確認しやすくなります。
文面の最後は、相手が次の行動に迷わないように、
返信をもらいたいのかどうかを明確にします。
メールは見た目も大事です。
読みやすいように「空間」をうまく利用しましょう。
１行の文字数は30～35文字がいいです。
数える必要はありませんが、
文章の切れ目で改行を入れるといいでしょう。
また、メールの本文が長いのはＮＧです。
余計な部分をそぎ取って、せめて１回のスクロールで
読み終える程度の文章量にしてください。
また、見やすいという観点では、段落ごとに１行空けたり、
漢字が多くなり過ぎないようにする工夫も大切です。
漢字がたくさん並んでいると、どうしても重たい印象になりがち。
ひらがなばかりなのも読みづらいので、漢字とひらがなを
適度に使い分けるようにしましょう。
返信時の件名は変更しない
同じ用件でメールをやりとりする際には、
件名を変更しないで返すのが現在の主流です。
相手がどのメールヘの返信なのかが一目で分かります。
逆に返信がない場合は、〝念のため〟とのニュアンスを込めて
「再送」などの言葉を件名に入れるといいでしょう。
文字化けへの配慮を
文字が他の文字や記号に変化して表示される文字化けにも配慮したいものです。
例えば、「①」のような丸の囲み文字は「１、」や 「（１）」のように工夫を。
また、「㈱」も同様で、１文字ずつ 「（」「株」「）」とすると文字化けしません。
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電話対応
固定電話編
入社後は携帯電話とマナーが異なる固定電話の応対に慣れる必要があります。
電話応対で大切にしたいのは「笑声」です。
声を少し張り気味にして、高いトーンで明るく発声することです。
声から受ける印象が占める割合は大きく、暗い声だったり応対が早□だったりすると、
どうしても印象を悪くしてしまい、その後のビジネスに影響を与えかねません。
電話の声は第一印象につながりますので、ぜひ、笑声を心掛けてください。
電話に出るタイミングは、鳴っで１～２コールで出るのがベスト。
一呼吸置いているうちに、メモの準備をしましょう。
電話に出るのが早過ぎると相手が驚いてしまいます。
逆に３～４コールも待たせてしまった場合は、
「お待たせいたしました」と出るようにしましょう。
５コール以上は、待たせ過ぎで失礼に当たります。
こちら側の取り次ぐ相手が不在時の対応も大切で、
代替案を提案するといいでしょう。
例えば、「戻り次第、こちらから折り返させます」といった言葉を添え、
「念のために電話番号をお聞かせ願えますか」のようなフレーズを使いましょう。
また、電話中の姿勢にも注意したいものです。
コーヒーやお茶を飲んだりする
〝ながら電話”は、無意識のうちに
受話器から口が離れるなどして、
電話に集中していないのが相手に
伝わってしまいます。
さらには、そうした姿勢はフロアでも見られているもので、
自分の評価にもつなかってしまいます。
スマートフォン 携帯電話編
会社で支給されるスマートフォンや携帯電話を持っている人も多いでしょう。
公共の場で使用することが多いので、電話中は口元を手で覆い、
会話の内容ができるだけ漏れないように気を配るのがルール。
ましてや、新企画などの社外秘の案件やお金の話は、
公共の場で絶対に話さないようにしましょう。
商談や打ち合わせ時の相手への配慮も欠かしてはなりません。
スマートフォンや携帯電話は機内モードか電源をオフにしましょう。
マナーモードに設定していてもバイブ音には気付くもので、
相手に気を使わせてしまいます。
電話に出ないでいると、「電話をスルーする人」といった
イメージを与えかねません。
もし打ち合わせ中に電話が鳴り、慌てて切ってしまったりしたら、
電話の相手に失礼なだけでなく、自分も同じことをされるかもしれないと、
「電話を邪険に切る人」とのイメージが付いてしまいます。
音も振動もしない設定にすることが最善です。
電話をする際、固定電話か携帯電話か、
どちらに連絡するか迷うケースがあると思います。
その場合は、緊急の用件でも、まずは固定電話にかけるようにしましょう。
仕事用のスマホに着信があり留守番電話にメッセージが
入っていないケースもあります。
仕事用の電話にかかってきたので、名刺などオフィシャルに
記載している電話にかかってきたわけですから、
知らない番号でも折り返すようにするといいでしょう。
｢もしもし｣はＮＧ！
ビジネスシーンで「もしもし」は使いません。
「はい、○○（会社名）でございます」「はい、お電話かわりました」のように
「はい」と出るのが一般的です。
「もしもし」は、声が聞こえづらい時以外は、ビジネスのあいさつとしては
使わないようにしましょう。
電話を切る際は、静かに切るのが鉄則。
いくら丁寧な応対ができても、ガチャンと切ってしまっては
印象が台無しになります。
電話のフックを指で押して静かに切ってから、
受話器を置く習慣を身に付けましょう。
その上で、相手が目上の人やお客さまの場合は、
先方が切るのを待つのが基本です。
名刺の扱い
名刺はその人の個人情報がまとめられています。
その人の分身との思いで丁寧に扱いましょう。
大事なのは、それを振る舞いで示すこと。
商談時は、いただいた名刺は
名刺人れの上に置き、
かばんにしまう際も、
「頂戴いたします」と一言添えて
名刺入れに入れてから、
かばんにしまいましょう。
そのままポケットに入れたり、
財布にしまうのは良くありません。
商談に臨む際、名刺を忘れるのはアウトです。
万が一に備えて、名刺人れの他、手帳や財布などに入れておくなど、
何重にも対策を施しましょう。
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