効率的に過ごす家庭の書類整理術

家庭には、たくさんの書類があります。郵便物や領収書、各種明細書に取扱説明書など……。それらは、重要で保管しておく必要がある物から、一度、確認してしまえば破棄していい物、さらには、日頃は必要がない物など、千差万別です。

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しかし、いざという時に、どこにしまったか家族が分からなければ、困ってしまいます。こうした書類の整理は、「誰でも」「必要な時に」「必要な物を」「簡単に取り出せる」ことが基本です。

そこで紹介する家庭の書類整理術「ホームファイリング」は、忙しい日常を、より効率的に過ごすための「生活の技術」といえます。収納の規格を統一し、見出しを書いて「見える化」することで、家族の誰もが、どこに何があるかを共有できるメリットがあるのです。

そのやり方として、最初に不要な書類を捨てて、必要な物を仕分けします。
まず、大きな分類を作り、グループ分けをして、さらに、その中身を分類します。それができたら、サイズを統一して並べるのです。その具体的な手順を紹介します。

1捨てる

書類は、リビングの引き出しや納戸、あるいは、子ども部屋など、あちこちに点在しています。
まずは、家の中に分散している書類を集めてきて、いらない物を捨てるところからスタートしましょう。

「捨てる」といっても、″必要になるかも……″と、捨て時が分からず、踏ん切りがつかない場合があるかもしれません。判断がつかない場合は、「保存期間の目安」(下記)を参考にしてみてください。また、「過去1年間、一度も見なかった書類は捨てる」といったルールを作ることも大切です。

その上で、捨てられる物はたくさんあります。例えば、期限が過ぎた案内やダイレクトメール、チラシ類、古くなったマニュアルなど。さらには”取りあえず取ってある”といった程度の書類は捨てる対象です。

その際の注意として、クレジットカードの請求書や公共料金の領収書など、住所や名前などの個人情報が入っている書類は、シュレッダーにかけるか、細かくちぎって捨てましょう。

破棄できるもの
○用済みのメモやレシート
○期限の過ぎた案内・連絡
○子どもの見直さないテスト、プリント
○ダイレクトメール、パンフレット
○古くなったマニュアル、現物がない器具の取扱説明書
○過去1年間、一度も見なかった書類
○取りあえず取ってある書類
保存期蜀の目安
○新聞などの領収書…3ヵ月
○電気・ガスなどの公共料金の領収書…2年
○医療費、建築工事費などの領収書…3年
○銀行の通帳…(使用を終えてから)2~5年
○国税・地方税、家賃などの領収書ヽ、確定申告書類…5年
 ※あくまで参考例です。状況によって、保存する書類や期限は異なります。
また、国民年金保険料に関しては、受給されるまで保存しましょう。

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2仕分けする

必要な書類だけ残ったら、次に分類します。
まずは、書類を「医療」「取扱説明書・保証書」「金銭」「領収書・カード」など、大まかな内容で分けます。
書類を高く積んで作業しづらくならないように、できるだけ段ボールを用意し、立てて入れましょう。
そして、分けた段ボールには、付置やメモで分類の種類を記した「見出し」を簡単に書いて、貼っておきます。これが「大分類」になります。

続いて「自動車保険の契約書類」「源泉徴収票」など、さらに細鋭化して分類します。
そして、その内容ごとにフォルダーに挟んで、タイトルを付けます。「その他」や「その1」といった中身が分からないタイトルは避け、「生命保険の契約書類」のように、誰でも分かる具体的で客観的な名称を付けるのがコツです。その際はタイトルの変更もあり得るので、鉛筆で書くといいでしょう(後で色の付いたラペルを貼る場合)。

次に、そのフォルダーをボックスファイルに入れ、ボックスの前面に、中に入っている大分類の名前を書くようにします。これで、グループ分けは完成です。



















3サイズをそろえる

書類の整理で嫌になってしまうのは、サイズが異なり、きれいに収まらないといったケースです。そのため大事なのは、同じサイズ(A4)にそろえることです。

◆書類が小さい場合
診察券やクーポン券などの小さいサイズの物は、そのままフォルダーに挟むと紛失しかねません。そこで、オススメのアイテムは、カードサイズのポケットの付いた透明のファイルです。これに入れてしまえば、8枚までがA4に収まります。
フォルダーには、とじ具を通せる穴がありますので、とじ具を使ってポケットの付いたファイルをフォルダーに固定すれば、ページのようにめくることができ、探しやすくなります。

◆分厚くなった場合
市販のフォルダーは、たいてい下の方に折れ線が付いています。挟む書類が多く分厚くなった場合は、それに応じて曲げると、フォルダーに底ができます。

◆A4より大きい場合
半分に折ってフォルダーに挟めばOKです。その際は、印字面を外側に折れば、ひと目で何の書類かが分かります。

◆こんなエ夫も
書類ではありませんが、洋服を買った時に付いてく予備のボタンや家電の電気コードなども、収納ポケット付きのファイルに入れてフォルダーに挟めば、バラバラにならないで収納することができます。

4並べる

全ての書類をフォルダーに納めたら、ボックスファイルに入れて棚などに並べます。重要度や関連性を考えて、順番を決めて、左から右へと並べるのがコツです。これは、人の目線は左から右へと動くのでその方が違和感なく、ボックスを探すことができるからです。

ボックスファイルはそれなりに幅を取りますが、家中の書類が1ヵ所に集まり、A4サイズできっちりと納まる上、家族の誰もが、どこにあるかがひと目で分かります。

記事下

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