締め切りを守るヒントとコツ

あるテレビ番組で、世間で評判の人気落語家が、発表会という「締め切り」に追われながら新作落語を作っていたと語っていました。
どんな仕事においても締め切りはありますよね。

今回は締め切りを守るヒントとコツを紹介します。

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本人の言い分に耳を傾けることも必要

締め切りを守れない部下に対して「考え方が甘い」の一言で片付けてしまう管理職っていますよね。
以前は、自分もそんな管理職の一人でした。


しかし、もし、本当に「甘い」としても、その甘さの背景には何かあるのかまで踏み込んでいかないとなかなか解決は難しい。


「なぜ締め切りを守らないといけないのか」を理解させる必要がある場合もあれば、人間関係の悩みや体調不良などで仕事が手に付かなくなっている場合もあります。


また、何かしらのこだわりがあって、締め切りよりもそのこだわりを優先していることもあるかもしれません。


会社の仕事で設けられる締め切りは、組織の利益を確保するための時間の枠組みです。


締め切りがあることによって、組織は従業員の管理が可能になり、また従業員も定められた時間の枠内において目標達成への意欲を高めることができます。


「締め切りは組織とその従業員の成長にとって必要不可欠である」との認識を共有していくことが大事であり、「締め切りは守るもの」という環境づくりも重要です。


その上で、なかなか締め切りが守れない人に対しては、「何にこだわっているのか」や「心配のもとは何か」など、本人の言い分に耳を傾けることが必要だと思います。


上司が部下の不安を受け止める姿勢を示すことは本人の自己肯定感を高め、自信にもつながる。
より効果的な改善指導が可能になるんです。


私は、上下の支配や服従の人間関係を「タテモード」、寄り添い合う水平の人間関係を「ヨコモード」と呼んでいます。


仕事中心の生活をおくる人はタテモードの割合が多くなり、仕事以外の個人の生活を重視する人はヨコモードの割合が多くなります。


社会の発展や経済成長のためにはタテモードが必要ですが、それだけではストレスが増え、「つぶれてしまう」人も出てきます。


しかし、みんなで仲良くやっていこうというヨコモードは居心地がいいですが、ともすると「少しくらい締め切りに遅れてもいいか」となりかねない。


同じ「締め切りを守れない部下」でも、ルールを徹底するタテモードと、寄り添って不安を取り除くヨコモードのどちらの指導が適切かを相手の状況に合わせて見極めることが求められているのではないでしょうか。

「時間・情報・経験」のストレス分析

「仕事に対して不安を抱いてしまい、結果として締め切りが守れないという人は、ストレス分析をして、時間、情報、経験のとれにストレスを感じているのかを知ることで、気持ちを落ち着かせることができ、頭を整理することができる」
ここでは、時間、情報、経験それぞれのストレスの特徴や対処法を紹介します。

時間のストレス⇒早めに取り掛かるほど軽減

この仕事はいつまでに仕上けないといけないのか、という締め切りのストレス。
情報と経験が豊かであるほど時間にゆとりが生まれるが、反対に情報と経験が少ないほど時間のゆとりは失われる。早めに取り掛かった分だけ、締め切りに「追われている」という意識が薄まり。時間のストレスは少なくなる。

情報のストレス⇒詳しい人に聞くのが一番

担当する仕事についこ、情報が足りないとかかるストレス。大切なことは 〝人に会うといろいろな情報が入ってくる〟ということ。

「これはあの人に聞けば分かる」という情報収集のネットワークをどれだけ広げられるかも、ストレスの軽減につなかっていく。

経験のストレス⇒過去の経験を記録しておく

担当する仕事について、自分がどれだけ経験を積んでいるかによつこかかるストレス。経験がない、もしくは少ないほど大きくなる。

経験は積み重ねていくしかないが、過去の経験をしっかりと記録しておくことで、「この分量なら半日でできる」といった仕事の進み具合を予測できれば、不安の軽減につながる。

抱え込まないで

「信頼できる第三者に相談すれば、自分の気持ちが整理されるし、ひょっとしたらいい解決方法が見つかるかもしれません。上司に打ち明けられなくて、相談に来る人もいます。そういう時は、上司にどう切り出すかロールプレーイングをするんです。そして、実際に言えるとすごく気持ちが楽になるんですよね。一人で抱え込まず、誰かに相談することが大事です」

締め切り10ヵ条

①時間に追い詰められるのは不快だ、と自覚する

締め切りは追いかけられるより追いかける方ガストレスは少ない。何が自分を不快にしているのかを理解することが大前提。

②仕事はプロセスに分解して細切れで行う

やらないといけないことをぼんやりさせない。やるべきことを細かくしっかり洗い出すと、漠然とした不安も解消できる。

③プロセスごとにかかる時間を見積もり、自分で締め切りを設定する

「このタイミングでこれをやっていないと間に合わない」という逆算をし、スケジュールを組むことで、締め切りが「自分のもの」になる。

④やらないといけないことを「時間割」にしていく

何をするのかを1時間単位のスケジュールにする。何をいつ、どのくらいの時間をかけてやるのかをリスト化するのも有効。

⑤仕事は一気に完成させない。粗々から少しずつ精度を高める

粗々でもいいからまず仕上げることが大事。精神的にも落ち着く。あとはじっくりクオリティーを高めていけばいい。

⑥早め早めにどんとんやっていく

締め切りまで余裕があったとしても、できるところからやっていく。早めに完成できれば、不測の事態に備えることもできる。

⑦自分の得意な時間帯、効率のいい時間を意識する

自分がいつ「もっとも頭が冴えているのか」を意識し、大事な仕事、難しい仕事は、自分が一番仕事の効率が高い時間に当てるようにする。

⑧ルーティンの時間をブロックする。細切れ仕事はすぐやる

交通費の精算や請求書の処理などのルーティンワークは、定期的に時間割に入れてこまとめて片付ける。細かな仕事ほど、思い出した時にすぐ対応する。

⑨やる気が出ない時は10分だけ離れる

他のことがしたくなった時は、無理に我慢しない方がいい。ただし、「10分間だけやろう」などと、時間を定めてやってみる。

⑩効率を上げる「イノベーション」を常に考える

もっと効率的にできる方法はないだろうかと常に考える中で、さまざまなアイデアガ生まれ、対応できる仕事の量を増やすことができる。

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誰を笑顔にするのかイメージしよう

基本的に仕事というのは、人の役に立つためにあるものだと思っています。
ですので必ず心掛けたいのは「読者ターゲットを決める」「役に立だない原稿を書いてはいけない」の二つです。
つまり、誰の役に立つ文章を書こうと思っているのかを意識して書いてほしいということ。


私は、締め切りも一緒だと思うんです。締め切りを守ると、きっと誰かが喜んでくれるはず。ですから、誰を喜ばすのかをイメージした方が締め切りに向かう気持ちは違ってくるのではないでしょうか。


締め切りと聞くと、「つらいもの」みたいなイメージが浸透していますが、締め切りがつらいものだと思っている限り、永遠に仕事はつらいことの連続になってしまいます。


どうせやるなら楽しく仕事したいじゃないですか。どんな時に人は不安を感じるかというと、やるべきことが「ぼんやり」している時だと思うんです。


ですから、メモに書き出す、時間割を作るなどして、とにかく「今やること」を明確にすることで不安を取り除いた方がいいと思っています。


やることが明確になればなるほど、締め切りは「追われるもの」から「追うもの」になっていきます。


また、締め切りは相手への″気遣い″だとも思います。私は、社会人をアパレル系の会社でスタートしましたが、電話は相手が取りやすい時間帯にするなど、徹底的に「どうすれば相手が心地よくなるか」をたたき込まれました。どんなにいい仕事をしたと思っていても、それは相手が評価することなんですよね。


相手の立場に立ってものを考えることは、今の仕事でも基本にしています。


何か仕事をお願いされた時に「こうしたら喜ぶんじゃないか」というのは、締め切りでも意識します。例えば、上司から「明日の17時までに資料を作るように」と頼まれたら、「もし、16時30分に持って行ったら上司もうれしいのではないか」「途中経過を報告したら安心するだろう」と。


また、頼まれた時に「誰が見る資料なのか」を聞いておけば、もし年配の役員なら少し字を大きくしておこうってなるかもしれませんよね。


こういう気遣いを心掛けることで、お互いに気持ちよく仕事することができますし、10年後、20年後に社会人として大きな差を生むと思います。

身に付けたい習慣

●メモを取る

ある大学教授いわく「人間はそもそも短期記憶に弱い」という。やらないといけないことがたくさんある中で、短期記憶に頼ってしまうことは極めて危険。短期記憶はすくに外部の記憶装置に移植、つまりメモに残して見えるところに貼っておこう。

●徹夜をしない

締め切りを守るために、特に意識したいのは、睡眠時間をしっかり取ること。
徹夜をするととうしても翌日の仕事に影響が出る。睡眠時間が短い日があっても、長い日を作って調整する。
トータルで、自分の満足のいく睡眠時間が取れるようにしたい。

●中間報告をする

今、仕事がどんな状況になっているのか。とこまで進んでいるのか。うまくいっているのか。仕事の依頼者であれば、誰でもそれは気になっているはず。途中経過をきちんと報告できるということは、締め切りまでのステップガ着実に進んでいる証しでもある。

●優先順位を付けない

締め切りを守れない人で「大事な仕事にかかりっきりになっていたら他の仕事に手をつけられない」という人がいる。締め切りとうまく付き合うためには、仕事の優先順位を付けず、スケジュールの順番に合わせて「早くやらなければいけないものから早くやる」が基本だ。

頼む側の3原則

1、相手にスケジュールを決めてもらう

こちらから締め切りを設定すると、どうしても相手が受け身の姿勢になりやすいため、相手に締め切りのスケジュールを決めてもらうのがよい。また、「いつまでならできるか」を聞いて、時間の見積もりができているかとうかを探ることもできる。

2、早く着手してもらう

締め切りに遅れてしまう理由の一つは、着手が遅いこと。ひとまずは手をつけてもらわないと仕事は進まない。

早いタイミングで、締め切りの催促ではなく、手をつけてもらうことを催促しよう。併せて状況の途中報告をしてもらうといい。

3、締め切りを2つ作らない

締め切りを守らない人に聞くと「締め切りには二つあると思つている人」が多い。
二つとは「仮の締め切り」と「本当の締め切り」。

二重の締め切り設定は、仕事の依頼者と受け手の両方にとって締め切りに遅れる可能性を高めてしまう。お互い「これは本当の締め切り」だと理解することが大切だ。

記事下

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